prep法でビジネス文書

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【PREP法でビジネス文書】驚くほどに文章力がアップする書き方!

人に物事を伝える方法は沢山あります。

例えば…

「口頭で伝える」「文章で伝える」「映像で伝える」「体験で伝える」など

他にも伝える方法はあると思います。

そんな人に伝えたいことは「PREP法」を活用すると上手に伝えることが出来ます。

この「PREP法」を活用することが出来れば、人に伝えることが苦手な方も簡単に納得の文章を書くことが出来るでしょう♪

ビジネス文書以外にも、ブログや手紙、人前で話したりすることにも活用できます。

 

■ こんな人に読んでもらいたい ■

  • そもそもPREP法って何?
  • ビジネス文書の書き方が分からない
  • 難しい言葉を知らない

そもそも「PREP法」で書くビジネス文書って何?

PREP法ってな?

そもそも「PREP法」ってご存じですか?

日々のビジネス文書や会話では「PREP法」を活用している人が多いです。

社会人になると上司や先輩が沢山のことを教えてくれます。

この中には「PREP法」も含まれているハズです。

でも、「これをPREP法っていうんだよ」なんて言ってはくれません。

なぜでしょう?それは会社は学校じゃないからです。
日々の教育の中で身についている技術や知識の中に「PREP法」は含まれています。

では、そんな「PREP法」は具体的にはどんなスキルなんでしょうか?

今からその疑問にお答えしますね。

早速ですがPREP法ってなんて読んだらいいんですか?
出だしから分からないんですけど💦

読み方は「プレップホウ」です。

PREP法の目的は、「会話や文章で説得力を高めて相手を納得させること」です。

これって簡単そうで、難しいことなんです。

例えば、商品Aを売りたいときに…

「この商品はとっても便利なんです」「今年一番のオススメ商品です」って言われても

説得力がないので、誰も振り向かないですよね。

それを振り向かせるために「PREP法」を活用するんです。
それでは「PREP法」の説明を始めます。

「PREP法」は4つの言葉の頭文字なんです。

ポイント

  • Point(結論や要点)
  • Reason(理由)
  • Example(事例や具体例)
  • Point(結論や要点)

この4つの頭文字をPREPをとって「PREP法」といいます。

よく上司や先輩に「結論から言え」って言われたことがありませんか?

この「結論から言え」は怒っているわけではないんです。(たまに怒る人いますが…)

これが「PREP法」教育の第一歩なんですよ。

ビジネス文書なんて書き方分からないんですけど…

ビジネス文書の書き方分かりません

「PREP法」が何かは分かったと思います。

でも、ビジネス文書なんて書き方分からない…。

ですよね。「PREP法」の言葉を知ったからといって、

いきなりビジネス文書が書けることはありません。

ポイントは以下の4つです。これらを順番に文章にすればいいってことなんです。

  • Point(結論や要点)
  • Reason(理由)
  • Example(事例や具体例)
  • Point(結論や要点)

では、順番に説明してきますね。

Point(結論・要点)

簡単に説明すると「物事の結果」「物事の中心」のことをです。

分かりにくいですよね…
例で説明していきましょう♪

例①:上司にプレゼンをするの場合

  • この商品を全面的に進めるべきです!
  • この企画にこの商品をコラボしたいです。
  • エアコンの前に撹拌機を設置しましょう。

例②:オススメの本を紹介したい場合

  • この本は、短時間で読める簡単な本です。
  • この本を読めば、傾聴力が簡単に上がります。
  • この本を暗記すれば東大に合格します。
まあ、こんな感じでしょうか。
ここでいうPointは、結論を伝えることと要点を伝えるということなので、まずは「こうだ!」っていうことを意識してください。

Reason(理由)

結論・要点を伝えたら、次に伝えることは「理由」です。

結論や要点を伝えるだけで、全てを理解してくれる人は、ほとんどいないです。

なので、ちゃんと「理由」を伝えましょう。

先ほどの例の中から
一部抜粋して例を紹介してみましょう。

例①:この企画とこの商品をコラボしたい。

  • 企画の客層は20~30代の主婦なので小さい子供がいる。
  • この企画に参加する客の多くは、この商品に興味を持っている。
  • この企画だけでは弱いので、この商品で客引きをしましょう。

例②:この本は、短時間で読める簡単な本です。

  • 1ページ完結の短編集なんです。
  • ポイントになる文字が大きくなっているので全てを読む必要がありません。
  • 図の解説がほとんどなので時間がかかりません。

こんな感じで、「結論・要点」に対して「理由(なぜなのか)」を伝えれば、

だいたいの相手は、理解してくれるでしょう。

Example(事例や具体例)

でも、上司や先輩たちは「結論・要点」と「理由」だけでは…

簡単に「ヨシ!やってこい!」なんて言ってくれません。

そんなに世の中は甘くありません。

言いたいことは分かった。
でも、これでは説得力に欠けるなあ。。。

ここで必要なのが「Example」(事例や具体例)です。

では、またまた先ほどの「例」から抜粋してご紹介しますね。

例①:この企画の客層は20~30代の主婦なので小さい子供がいる。

  • 以前に主婦を狙った企画をした結果、子供が退屈し、長居してもらえなかった。
  • 主婦がくる場所には、子供が喜ぶものがセットで販売されている。

例②:ポイントになる文字が大きいので全てを読む必要がありません。

  • 大きな文字だけを読んでも内容が理解出来ました。
  • 売れている本は、ポイントになる文章が大きくなったり色分けされている。
なるほど。
って上司や先輩を思われたら、この勝負勝ったも同然!
これで終わらずに最後の一押しをして下さいね!

Point(結論・要点)

最後の一押しは、Point(結論・要点)に戻ります。

こんな感じで上司や先輩に伝えてください。

なので、この企画にはこの商品が必要なんです!
是非、コラボの許可を!!

「PREP法」で書くビジネス文書に難しい言葉はいらない♪

難しい言葉はいらない

「PREP法」のことはご理解頂けたでしょうか。

「PREP法」のことは分かりました。
けど、私は難しい言葉を全然知らないんです。そんな人が文章なんて書いたら恥ずかしいことになりますよね💦
大丈夫です!
因みに私が書いたこの記事を読んで難しい言葉は出てきましたか?恐らく誰が見ても意味が分かる言葉しか使っていないと思います。

人に読んでもらう文章に難しい言葉なんて必要ないんです。

私はよく会社の人たちに

「話し方上手いよね」「分かりやすい」と言ってもらえます。

これは、私があることを意識しているからだと思っています。

それがこれです。

「大勢の人と話ときは小学生が分かる言葉に変換しろ」

もちろん、「1対1」や「頭の良い人」と話すときは、また別の話し方をします。

特に人前で話さないといけないときは、

誰が聞いても理解できる話し方を意識しています。

なので、無理して難しい言葉を使う必要はありません。誰と話しても伝わる言葉を選んで話してくださいね。

 

☆ こちらは個人的にオススメしたい本 ☆
これを読めば端的に伝える技術が身に付きますよ♪

まとめ:みんなが驚くビジネス文書を書き始めよう!

さあ、これで準備は整いました!

「PREP法」を常に意識して素敵な文章を書き始めましょう!

その時に意識することは…

チェックリスト

  • Point(結論や要点)
  • Reason(理由)
  • Example(事例や具体例)
  • Point(結論や要点)
この順番で書くこと♪
あとは、誰もが理解できる言葉を使うこと。

たったのこれだけです。

上司や先輩を納得させる文章を書いて

「ヨシ!やってこい!」って言われてくださいね♪

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てら

某鉄鋼メーカーで総務をしています。趣味レベルで活動しているスポーツ関連や、さまざまな経験から自己啓発、ブログ初心者向けの情報を発信していきます。

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