ホウレンソウをするアヒル

雑学

職場のコミュニケーション手段に「ホウレンソウ」を活用しよう。

仕事をするにあたり、

「ホウレンソウ」は業務遂行のために必要なコミュニケーション手段の1つです。

「ホウレンソウ」が出来ない社員は先輩や上司、部下に信頼されません。

そもそも「ホウレンソウ」を知らない社員っているんでしょうか。

上司から

ホウレンソウをちゃんとしなさい。

なんて言われたことないですか?

 

もし、あなたが「ホウレンソウ」を知らないという場合は、

この記事を読んで頂ければ解決します。

知っている人はこの記事を読んで頂き、

ちゃんと「ホウレンソウ」が出来ているかを振り返ってみて下さい。

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ホウレンソウとは?

ホウレンソウって何のことだか分かりますか?

感じで書けば…

報・連・相

もう分りましたよね。

 

1つずつ説明してきましょう。

ホウレンソウの『報』

ホウレンソウの『報』とは報告のことです。

報告なら分かりますよね。

報告とは…

  • 通常業務や上司や先輩からの指示に対して、経過や結果を部下や後輩から上司、先輩へ知らせること。
  • 失敗やトラブルを上司、先輩に伝えること。

 

例えば…

〇〇さん

この書類の情報を入力しておいてくれる?

分かりました。課長

数日後…

課長

先日の書類ですが入力が終わりましたので確認お願いします。

ありがとう。

助かったよ~♪

こんな感じです。

指示があったことに対して、「終わりました」が報告です。

また、「確認お願いします」の一言で、上司がチェック機能として働くので、

もし、後から入力ミスが発覚しても、責任は上司へと移ります。

もちろん、いつ入力ミスが発覚しても注意はされます。責任が上司に移るだけです。

もし、不明な点があり作業を完了できない状況の場合は、

「入力に不明な点があり、作業が止まっています」が報告です。

更に、不明な点を明確にして質問するくらいがちょうどいいですね。

ホウレンソウの『連』

ホウレンソウの『連』は連絡です。

連絡とは…

  • 会社や学校、複数人のグループなどで、決定した事項や共有すべき事実を、関係者に伝えること。
  • 会社などからの従業員への周知すべきことを伝えること。

 

例えば…

明日の遠足は、雨が降ってもいいように

折りたたみ傘を持ってきてくださいね♪

 

は~い!

これが連絡です。

しかし、連絡というのは少し曲者なんです。

 

どれだけ伝えても、聞いていな人や、忘れる人が出てくるんです。

なので、いかに相手に理解してもらい聞いてもらえるかを考える必要があります。

口頭だけで理解できる人もいれば、手紙を渡してあげないと忘れる人もいますので、

どの方法なら、対象者全員に理解してもらえるかを考えましょう。

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ホウレンソウの『相』

ホウレンソウの『相』は相談です。

相談とは…

  • 困ったことがあり一人では判断できないことや、自分の意見を聞いてもらいたい時などに、上司や先輩、同僚にアドバイスをもらったり、判断を仰いだりすること。
  • 問題点、悩み、判断を仰ぎたいときに上司や先輩に問いかける(上司や先輩から部下に対して相談する場合もあります)。

 

例えば…

この前のデータ入力ですが、

Excelの使い方が分からなくて先に進まないんです…

Excelは難しいからね

〇〇君なら、Excel詳しいから聞いてみて。

ありがとうございます!

〇〇さんに教えてもらいます!!

こんな感じです。

相談する場合は、「何が問題なのか?」を明確にして、

「どうしたら良いのか」を問いかけると、聞かれた側も答えを出しやすいです。

もっというなら、困った問題に対して「こんな方法はどうでしょう?」と、

案を持ってくると「ちゃんと自分でも考えているんだな」と感じてもらえます。

相談するときは、聞くだけの人間にならないように注意してくださいね。

まとめ

ホウレンソウを教えるアヒル

ホウレンソウのこと、分かってくれましたか?

さいごに復習していきましょう。

ホウレンソウとは…

『報告・連絡・相談』

の3つのことをいいます。

報告 指示事項に対して、結果や経過を上司や先輩などに知らせること。
連絡 決定したことや、共有したいことを関係者に知らせること。
相談 判断に迷ったり、意見を聞いてもらいたいときに、判断を仰いだり、アドバイスをもらうこと。

この3つの意味を理解して頂き「ホウレンソウ」を確実に行ってください。

これだけで、あなた自身のレベルが1つ上がることでしょう。

上司や先輩は、仕事の出来具合だけでなく「ホウレンソウ」ができているかを見ています。

なぜなら「ホウレンソウ」は円滑に業務を遂行するためのツールであり、

コミュニケーションの方法の1つだからです。

ちゃんと円滑に業務を遂行し、先輩や上司とのコミュニケーションとして

確実に「ホウレンソウ」が出来るように、日々気にかけて癖付けしましょうね。

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てら

某鉄鋼メーカーで総務をしています。趣味レベルで活動しているスポーツ関連や、さまざまな経験から自己啓発、ブログ初心者向けの情報を発信していきます。

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